Техническое задание – так ли оно важно?
Техническое задание – документ, в котором заказчиком изложены основные требования к результату работ, будь то услуги, программное обеспечение или оборудование. Формально, ТЗ является гарантией взаимного понимания между Заказчиком и Исполнителем. Заказчик фиксирует то, что он хочет увидеть в результате сотрудничества, исполнитель понимает объем работ и требования. Глубина проработки ТЗ напрямую влияет на качество результата, в противном случае одна сторона рискует получить не то, что нужно, а другая – столкнуться с бесконечными замечаниями. И то и другое ведет к финансовым потерям сторон, а значит, согласование ТЗ переходит из плоскости формальности в обязательный и важный этап сотрудничества.
Различные типы ТЗ
Как правило, предметом сотрудничества большинства предприятий является закупка доступных на рынке товаров и услуг. В таком случае, процесс составления ТЗ не вызывает сложностей и, чаще всего, применяются стандартные шаблоны, в которых меняются лишь некоторые разделы. Однако, бывают случае, когда задача заказчика является уникальной и на рынке нет готового решения. В таком случае возникает потребность в проведении опытно-конструкторской разработки – ОКР.
ТЗ на поставку
Как говорилось выше, в данном случае все проще – у продавца есть готовое решение с заявленными характеристиками. У заказчика есть возможность ознакомиться с данным решением и даже собрать отзывы у предыдущих покупателей. В таком случае ТЗ является формальным документом для закупочной процедуры, потому что заказчик уже заранее принимает решение, подойдет ли ему такое оборудование или нет.
ТЗ на разработку
В данном случает согласование требований является более комплексной процедурой, в которую в равной степени должны быть вовлечены заказчик и исполнитель. Процесс становится проще, если уже есть аналог оборудования или ПО, на который можно ориентироваться при согласовании требований. Именно на данном этапе формируется облик конечного изделия.
Почему так сложно описать свои требования?
Корень проблемы лежит в кадровой структуре промышленных предприятий. На исполнителей чаще всего выходит менеджер по закупкам, специалист по внедрению, ответственный за оптимизацию производственных процессов. Задача такого специалиста – получить задачу от технолога или найти проблему производства, а затем предложить решение: исполнителя, цену и сроки реализации. Часто руководство отдела торопит такого специалиста с принятием решения – нужно знать сроки и цену, а потом уже решать, нужно нам это или нет. В таком случае как раз и возникает непонимание важности ТЗ для начала работы.
Почему ТЗ важно для исполнителя
В описанном выше примере заказчик требует от исполнителя как можно скорее сообщить – возможна ли реализация, сколько стоит разработка, как быстро можно это сделать. Однако на основе базового описания задачи сложно оценить стоимость проекта, потому что неизвестны детальные требования заказчика, которые могут существенно повлиять на цену. А честный исполнитель, делая коммерческое предложение несет ответственность за озвученную сумму и сроки.
Кейс из реальной жизни
Менеджер по автоматизации производства находит компетентного исполнителя и описывает задачу:
«Мы производим изделия, на них бывают дефекты. Хотели бы повысить надежность контроля, автоматизировать процесс, исключить человеческий фактор. Сообщаю габариты изделий, объем производства, тип дефектов. Прошу направить КП».
На вопрос о техническом задании менеджер отвечает:
«Сейчас мы оцениваем сроки, стоимость, возможности. Давайте пока сформируем цену предварительно, а потом скорректируем в случае продолжения сотрудничества».
Исполнитель относится с пониманием и, исходя из озвученной задачи, проводит оценку, подбирает комплектующие, рассчитывает время работы и занятость сотрудников, иначе говоря формирует РКМ. На основании составления РКМ формируется КП с ценой и сроком.
Через месяц исполнитель получает от заказчика положительное заключение и предложение согласовать ТЗ и приступить к заключению договора. На этапе согласования различные отделы предприятия формируют требования к оборудованию и ПО: метрологи требуют внесение в реестр СИ, отдел ИТ – обязательную интеграцию в систему управления производством, отдел ИБ – сертификацию по безопасности. В процессе описания условий эксплуатации требуется повысить степень пылевлагозащиты c IP54 до IP65. Руководитель цеха требует осуществлять контроль всего сортамента изделий, а не отдельных типов.
В итоге ТЗ наполняется вполне разумными требованиями, необходимыми для нормальной эксплуатации оборудования. Исполнитель после согласования требований производит оценку стоимости разработки с учетом новых вводных и в результате получает цену на 20% больше, а также увеличение сроков разработки с 9 месяцев до 1,5 лет за счет проведения сертификаций и аттестаций, увеличения объема работ.
Это создает непонимания со стороны заказчика:
«Но вы же давали другое предложение. Почему так сильно увеличились сроки? Почему так изменилась цена? С руководством обсуждались совсем другие условия».
Результат: у заказчика неприятный осадок, ему кажется, что условия не могли измениться так быстро, ведь было же понимание задачи. Исполнитель вынужден доказывать заказчику и обосновывать изменения стоимости и сроки.
Оптимальное решение для эффективного сотрудничества
Оптимальным решением является составление ТЗ в эскизной версии. Данный документ нужен для того, чтобы зафиксировать требования на момент подачи КП. Составление эскиза поможет избежать длительной процедуры согласования документа, изложить наиболее значимые требования, получить общее понимание того, каким должен быть результат. При этом исполнитель может самостоятельно описать те разделы ТЗ, которые отвечают его компетенциям. В таком случае заказчик не будет тратить время на проработку вопросов, в которых у него нет опыта. Более того, у опытных исполнителей уже есть проработанные шаблоны, в которые необходимо лишь внести корректировки. Начало взаимодействия в таком формате станет фундаментом для дальнейшего эффективного сотрудничество и взаимного доверия между заказчиком и исполнителем.
